Laat ingeraamde dia’s in hun raampjes zitten en leg vóór het scannen vast welke soorten en series je hebt. Stuur bij twijfel een foto van het materiaal en de verpakking, zodat de aanbieder de aanpak kan afstemmen op jouw collectie.
Maak eerst een overzicht van de verzameling
Een doos met dia’s kan verschillende soorten raampjes en verpakkingen bevatten. Bekijk eerst de collectie als geheel. Hoeveel doosjes zijn er, zitten de dia’s in magazijnen en zijn er losse exemplaren? Een schatting is voor het eerste gesprek vaak praktischer dan alles direct uit te pakken om exact te tellen.
Wil je ingeraamde dia’s digitaliseren, maak dan een overzichtsfoto en enkele duidelijke detailfoto’s. Laat daarop het raampje én de verpakking zien. Daarmee geef je meer bruikbare informatie dan met alleen een close-up van het beeldvlak.
Schrijf erbij welke aantallen geschat zijn. Een aanbieder kan dan aangeven welke aanvullende informatie nodig is. Ga er niet op basis van een algemene omschrijving van uit dat ieder afwijkend raampje of formaat zonder overleg verwerkt kan worden.
Maak onderscheid tussen huidige en gewenste volgorde
Misschien zitten de dia’s nog precies zoals ze vroeger werden vertoond. Misschien is de volgorde later veranderd. Noteer wat je weet, zonder een onzekere indeling opnieuw als oorspronkelijk te beschrijven. Een doos met een vakantienaam is een aanwijzing, maar bewijst niet dat ieder los exemplaar daarbij hoort.
Geef de verpakkingen een herkenbare code op een apart briefje. Houd bestaande series bij elkaar en bespreek vooraf hoe je die na het scannen van de ingeraamde dia’s wilt terugvinden. Als de volgorde belangrijk is, maak dat dan een expliciete afspraak. Neem niet aan dat jouw bedoeling vanzelf uit het magazijn duidelijk wordt.
Wil je bepaalde beelden overslaan, beschrijf dan hoe je die selectie aanlevert. Houd ook daarbij de herkomst herkenbaar. Een los apart gelegd beeld met de code van zijn oorspronkelijke doos kan later nog op de juiste plaats worden teruggevonden.
Pas afwijkend materiaal niet zelf aan
Een beschadigd raampje, een afwijkende maat of onbekend materiaal vraagt eerst om overleg. Maak een foto en leg uit wat je ziet. De aanbieder kan aangeven of aanvullende beoordeling nodig is en hoe je het materiaal het beste kunt aanleveren.
Haal de dia daarvoor niet onnodig uit het raampje. Begin ook niet met schoonmaakmiddelen om een vlek of verkleuring weg te werken. Wat op een foto eenvoudig lijkt, kan onderdeel van het beeld of het materiaal zijn. Laat eerst duidelijk worden welke handeling passend is.
Verpak de collectie pas volgens de gemaakte afspraken. Controleer dan of doosnummers en de beschrijving nog overeenkomen. Je hebt zo niet alleen een doos klaargemaakt voor vervoer, maar ook een overzicht waarmee je de opdracht kunt bespreken en de teruggekomen verzameling kunt herkennen.